Wer an Eventagenturen verkauft
Eventagenturen planen Firmenfeiern, Kongresse, Produktvorstellungen, Incentive-Reisen und Messeauftritte im Auftrag ihrer Kunden. Für jedes Projekt kaufen sie Leistungen zu: Locations und Hotels, Catering, Veranstaltungstechnik für Licht, Ton und Bühne, Messe- und Dekorationsbau, Servicepersonal, Moderation und Künstler, Shuttles, Fotografie, Drucksachen und Gastgeschenke. Dazu kommen Werkzeuge für den eigenen Betrieb, etwa Software für Teilnehmermanagement, Registrierung und Ticketing.
Das macht Agenturen zu Multiplikatoren. Wer einmal auf ihrer Liste geprüfter Dienstleister steht, wird bei passenden Projekten immer wieder angefragt. Der erste Auftrag ist deshalb weniger wichtig als der Eindruck, den er hinterlässt.
Entscheider und was sie überzeugt
In kleinen Agenturen wählt der Inhaber die Dienstleister aus, in größeren die Projektleitung, die das jeweilige Event verantwortet. Beide brauchen Sicherheit: Eine Panne beim Event fällt auf die Agentur zurück, nicht auf den Zulieferer. Was überzeugt, ist deshalb konkret und überprüfbar. Locations schicken Raumpläne, Kapazitäten und technische Daten, Caterer ein klares Angebotsschema mit Allergenkennzeichnung, Technikdienstleister eine Geräteliste und ihre Vorlaufzeiten.
Eine Einladung zur Besichtigung oder zur Probe ist in dieser Branche oft der wirksamste Erstkontakt. Agenturen wollen sehen, mit wem sie arbeiten, bevor sie den Namen ihrem Kunden gegenüber vertreten.
Hilfreich ist ein Satz, der die eigene Stärke greifbar macht: für wie viele Gäste die Location ausgelegt ist, ob der Caterer auch Standorte ohne Küche beliefert, wie kurzfristig die Technik einspringen kann. Solche Angaben landen in der Projektplanung der Agentur, Werbeslogans nicht.
Saison und Planungsvorlauf
Das Eventjahr hat deutliche Spitzen: Sommerfeste, Messen im Frühjahr und Herbst und vor allem die Weihnachtsfeiern im Dezember. In diesen Wochen sind Agenturen auf Veranstaltungen unterwegs, oft auch abends und am Wochenende. Geplant wird dagegen Monate vorher. Wer bei den Weihnachtsfeiern dabei sein will, meldet sich im Frühjahr oder Sommer. Für Software und neue Partnerschaften ist die ruhigere Zeit im Januar und Februar meist besser geeignet als der Herbst.
Eine deutsche Besonderheit, die Agenturen kennen: Veranstalter zahlen auf Honorare an selbstständige Künstler und Publizisten in der Regel die Künstlersozialabgabe. Wer als Moderator, Musiker oder Fotograf anbietet, sollte wissen, dass die Agentur diese Abgabe in ihre Kalkulation einrechnet. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Für die Ansprache gelten die üblichen Regeln: Werbe-E-Mails brauchen eine Einwilligung, der Werbebrief ist ohne Einwilligung zulässig, solange kein Widerspruch vorliegt.
Filter für die Agentursuche
- Stadt und PLZ: Locations, Caterer und Technikdienstleister arbeiten meist regional und brauchen Agenturen, die in ihrem Gebiet planen.
- Land: für Anbieter in Grenzregionen, die Agenturen in Österreich oder der Schweiz einbeziehen wollen.
- Kontaktverfügbarkeit Telefon: für den Anruf mit der Einladung zur Besichtigung.
- Digitale Reife: für Anbieter von Teilnehmermanagement und Ticketing, die Agenturen mit noch wenig digitaler Ausstattung suchen.
Wer rund um Veranstaltungen anbietet, findet bei Caterern und Hotels verwandte Zielgruppen, die Grenze zu den Werbeagenturen ist fließend. Worauf es bei der Qualität gekaufter oder selbst gefilterter Firmenkontakte ankommt, beschreibt der Leitfaden für hochwertige Firmenkontakte. Methoden für den ersten Kontakt sammelt der Beitrag zur Kaltakquise im B2B. Kostenlos starten: Eventagenturen in Ihrer Region filtern.
Häufige Fragen
Deutlich vor dem Herbst. Agenturen reservieren Locations und Dienstleister für Dezember oft schon im Frühjahr oder Sommer. Wer erst im Oktober anfragt, trifft auf volle Kalender und fertige Planungen.
Mit überprüfbaren Unterlagen und einem persönlichen Eindruck: Raumpläne, Kapazitäten, Angebotsschema, Vorlaufzeiten und eine Einladung zur Besichtigung oder Probe. Ein kleiner erster Auftrag, der reibungslos läuft, wiegt dann mehr als jeder Prospekt.
Die Branche Eventagentur umfasst Betriebe, deren Website die Planung und Durchführung von Veranstaltungen anbietet. Reine Technik- oder Messebaubetriebe können dazugehören, wenn sie sich so beschreiben. Wenn eine Stadt fehlt, können Sie als angemeldeter Nutzer einen Datensatz-Wunsch für Branche und Stadt anlegen.